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Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten beim Besuch unserer Website (www.optivay.com) und bei der Nutzung von Optivay (app.optivay.com) verarbeitet werden, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage. Optivay ist ein Werkzeug für Firmen, die Dienstreisen ihrer Beschäftigten planen, überwachen und abrechnen.

1. Verantwortlicher

Johannes Nöcker, Optivay
Drögestraße 10, 33613 Bielefeld, Deutschland
E-Mail: johannes.noecker@web.de
Telefon: 01575 4983824

2. Zwei Rollen: Wann wir verantwortlich sind und wann Ihre Firma

Ihre Firma ist verantwortlich für die Daten, die bei der Nutzung von Optivay durch die Firma entstehen: Zugänge der Beschäftigten, Reisen, Buchungsbestätigungen, Benachrichtigungen, Erstattungsfälle, Belegmappen und Abrechnungsdaten. Wir verarbeiten diese Daten nur im Auftrag und nach Weisung der Firma auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Fragen dazu und zu Ihren Rechten richten Sie bitte zuerst an Ihre Firma; wir unterstützen sie dabei. Eine Übersicht dieser Verarbeitung finden Sie in Abschnitt 8.

Wir sind selbst verantwortlich für den Betrieb der Website (Abschnitte 3 bis 6), für die Kommunikation mit uns und für die Vertragsbeziehung mit unseren Firmenkunden (Abschnitt 7).

3. Aufruf der Seiten und Server-Protokolle

Beim Aufruf jeder Seite verarbeitet unser Server technisch notwendige Angaben: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer und Browserkennung. Im Zugriffsprotokoll speichern wir die IP-Adresse nur gekürzt (ohne das letzte Segment); nur Fehlermeldungen des Servers können die vollständige Adresse enthalten. Zweck ist der sichere und stabile Betrieb, insbesondere das Erkennen und Abwehren von Angriffen und Fehlern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb. Die Protokolle haben eine feste Höchstgröße von wenigen Megabyte und werden fortlaufend überschrieben – bei üblicher Nutzung nach wenigen Wochen.

Zum Schutz vor Missbrauch (zum Beispiel zu vielen Anmeldeversuchen) zählen wir Anfragen je IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher. Diese Zählung wird nicht dauerhaft gespeichert.

4. Cookies, lokaler Speicher und Push-Benachrichtigungen

Optivay setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

Es gibt kein Tracking, keine Analyse- oder Werbedienste, keine Social-Media-Plugins und keine von fremden Servern geladenen Schriften oder Skripte. Deshalb fragen wir auch keine Einwilligung für Cookies ab.

Wenn Sie Push-Benachrichtigungen einschalten, speichert Ihr Browser einen Service Worker und wir speichern die Empfangsadresse Ihres Geräts. Die Nachrichten werden über den Push-Dienst des Browser-Herstellers zugestellt (zum Beispiel Google, Apple, Mozilla oder Microsoft) und sind dabei Ende-zu-Ende verschlüsselt; der Push-Dienst sieht den Inhalt nicht. Sie können Push jederzeit in den Einstellungen oder im Browser ausschalten; dann löschen wir die Empfangsadresse.

5. Hosting

Optivay läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland). Hetzner verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter. Die Verbindung zu Optivay ist durchgehend verschlüsselt (HTTPS).

6. E-Mails

Optivay verschickt E-Mails (Zugangslinks, Benachrichtigungen, Kalendereinladungen, Antworten auf weitergeleitete Buchungen) über den Dienst Brevo der Sendinblue SAS, 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich, als Auftragsverarbeiter. Dabei werden Empfängeradresse, Betreff, Inhalt und Zustellstatus verarbeitet.

Weitergeleitete Buchungsbestätigungen an …@travel-confirmation.optivay.com empfängt unser eigener Server direkt; die Mail wird nach dem Auslesen gelöscht, gespeichert werden nur die erkannten Reisedaten und der Text der Bestätigung als Beleg in der Belegmappe.

7. Kontakt und Firmenkunden

Wenn Sie uns schreiben oder anrufen, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihr Anliegen zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zu einem Vertrag, sonst lit. f). Für Pilot- und Kundenverträge verarbeiten wir Namen und Kontaktdaten der Ansprechpersonen sowie die Bestätigung der Nutzungsbedingungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Wir löschen diese Daten, wenn sie nicht mehr gebraucht werden; Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht (zum Beispiel Rechnungen) bewahren wir bis zu zehn Jahre auf.

Anfrageformular auf www.optivay.com

Wenn Sie über das Formular „Pilot anfragen“ Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir Name, Firma, geschäftliche E-Mail-Adresse, die Zahl der Reisenden und – falls angegeben – Telefonnummer und Nachricht. Zweck ist die Beantwortung Ihrer Anfrage und die Anbahnung eines Pilot- oder Kundenvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Angaben werden nicht auf unserem Server gespeichert, sondern sofort per E-Mail über Brevo (siehe Abschnitt 6) an unser Postfach weitergeleitet. Dort löschen wir sie spätestens sechs Monate nach dem letzten Kontakt, wenn daraus kein Vertrag entsteht. Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir Anfragen je IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher (siehe Abschnitt 3). Die Website setzt keine Cookies und lädt keine Inhalte von fremden Servern.

8. Verarbeitung im Auftrag Ihrer Firma

Im Auftrag Ihrer Firma verarbeitet Optivay je nach genutzten Funktionen:

Für Fahrplan-, Echtzeit- und Ortsabfragen schickt Optivay ohne Namen Haltestellen, Orte oder Adressen und Zeiten an folgende Dienste: Transitous (quelloffener Routing-Dienst, transitous.org), openrouteservice der HeiGIT gGmbH (Heidelberg) für Adresssuche und Straßenrouten, die Deutsche Bahn (DB API Marketplace), den Verkehrsverbund Rhein-Ruhr sowie AeroDataBox (über RapidAPI) für Flugdaten. Nur wenn Ihre Firma einen eigenen Alarmkanal (Microsoft Teams oder Slack) einrichtet, gehen Alarme zusätzlich dorthin.

Links zu Buchungs- und Kartenseiten (zum Beispiel bahn.de, FlixBus, Google Maps, Google Flights) enthalten die Verbindung bzw. Strecke. Daten gehen erst an diese Anbieter, wenn Sie den Link anklicken; dort gilt deren Datenschutzerklärung.

Optivay trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung über Personen (Art. 22 DSGVO). Hinweise, Alternativen und Berechnungen sind Empfehlungen, über die Menschen entscheiden.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Für Daten, die wir im Auftrag Ihrer Firma verarbeiten, wenden Sie sich bitte an Ihre Firma; wir leiten Anfragen, die uns direkt erreichen, an sie weiter.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

10. Datensicherheit

Wir schützen die Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen, unter anderem durchgehender Verschlüsselung der Verbindungen, sicher gespeicherten Passwörtern, Rollen- und Firmentrennung und regelmäßigen Sicherungen. Die Maßnahmen im Einzelnen stehen in Anlage 1 zum Auftragsverarbeitungsvertrag.

11. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Optivay oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 06.10.2026